Persondatapolitik for Sustainable Law Advokatfirma I/S
Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Sustainable Law Advokatfirma I/S ("vi" eller "os") behandler personoplysninger i forbindelse med vores sagsbehandling, udøvelse af anti-hvidvask-foranstaltninger, afholdelse af kurser og seminarer, markedsføring, brug af hjemmesiden og rekruttering.
Dataansvarlig
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er:
Sustainable Law Advokatfirma I/S
CVR-nr. 42 09 96 78
Store Kongensgade 128, st.
1264 København K
info@sustainable.law
Telefon: +45 28 99 28 99
Sustainable Law er som udgangspunkt dataansvarlig. Kun i særlige situationer vil Sustainable Law være databehandler, og i så fald vil vi indgå en databehandleraftale med dig.
Kontakt
Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af persondata, er du meget velkommen til at kontakte os på +45 28 99 28 99 eller info@sustainable.law.
Vores behandling af persondata
Nedenfor finder du en beskrivelse af, til hvilke formål og på hvilket grundlag vi behandler personoplysninger.
Levering af vores ydelser
Når vi leverer ydelser til en klient, vil der altid blive oprettet en sag i vores sagsstyringssystem, hvor der tilknyttes en eller flere parter, som er tilknyttet sagen. Det er typisk vores klient, en eventuel modpart, samt andre rådgivere og samarbejdspartnere med tilknytning til sagen. I den forbindelse vil vi behandle en række personoplysninger om de pågældende personer.
Vi bruger personoplysningerne til at kommunikere med dig, behandle sagen og foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale serviceløsninger, f.eks. virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk.
Vi behandler i den forbindelse en række almindelige personoplysninger om dig, herunder f.eks. kontaktoplysninger: navn, stilling, e-mail, telefon, adresse og oplysninger om, hvor du er ansat.
I forbindelse med registreringer i offentlige myndigheders databaser, f.eks. virk.dk, tinglysning.dk eller minretssag.dk, er vi af hensyn til at kunne identificere dig ofte også nødt til at behandle flere af dine almindelige personlige oplysninger, herunder dit CPR-nummer. Ved sådanne registreringer vil vi dele dine personoplysninger med de relevante myndigheder, nemlig Erhvervsstyrelsen, Tinglysningsretten og Domstolsstyrelsen.
Som udgangspunkt vil vores arbejde ikke indebærer, at vi behandler følsomme personoplysninger om dig, men visse sagstyper kan kræve, at vi behandler følsomme personoplysninger, som f.eks. helbredsoplysninger.
Behandling af dine personoplysninger i forbindelse med vores levering af ydelser sker på grundlag af Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk.1, litra b, art. 6, stk..1, litra, art. 9, stk. 2, litra f, databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 eller § 11, stk. 2.
Vi modtager personoplysningerne enten af vores klient, dig selv eller en anden person med tilknytning til den part, som du repræsenterer.
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe, det er nødvendigt. Som hovedregel opbevarer vi dine personoplysninger i 10 år efter sagens afslutning, men der kan i særlige tilfælde være kortere eller længere opbevaringsperioder, f.eks. for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.
Gennemførelse af anti-hvidvaskprocedure og oprettelse af klientkonto i banker
I sager, der er omfattet af hvidvaskloven, er vi forpligtede til entydigt at kunne identificere vores klient, herunder hvem klientens reelle ejere er. Det samme krav gælder, når vi på vegne af en klient skal oprette en klientkonto i en bank. Er du eller din virksomhed klient hos os, kan du derfor blive bedt om at tilvejebringe dokumentation for, hvem du selv er, eller at bidrage til at identificere din arbejdsgivers reelle ejere.
For at kunne gennemføre og afslutte en anti-hvidvaskkontrol har vi brug for en række almindelige personoplysninger herunder navn, adresse, fødested og nationalitet. Vi vil have behov for at få oplysningerne bekræftet i form af eksempelvis en indscannet kopi af et kørekort, sygesikringsbevis og/eller fødselsattest. Når de reelle ejere ikke er danske eller har fast ophold i Danmark, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation.
Vi modtager oplysningerne enten af vores klient eller den berørte person selv. Vi behandler disse personoplysninger på grundlag af Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk.1, litra c. Vores retlige forpligtelse til at indhente oplysningerne følger af hvidvasklovens § 11. I særlige tilfælde kan der også behandles følsomme personoplysninger, hvilket vil ske på grundlag af Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
I de tilfælde, hvor vi opretter en klientkonto for en klient, deler vi de indsamlede personoplysninger med den pågældende bank, som i dette tilfælde er omfattet af samme lovgivning som os.
Efter hvidvaskloven kan vi derudover blive forpligtede til at videregive oplysningerne til myndigheder, f.eks. Finanstilsynet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet.
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe, det er nødvendigt. Som foreskrevet i hvidvaskloven skal vi opbevare oplysningerne i fem år efter forretningsforholdets ophør eller efter en enkeltstående transaktions gennemførelse.
Vi har i medfør af hvidvaskloven pligt til at sikre, at de informationer, som vi indsamler og som stadig er relevante for transaktionen, løbende holdes ajour, og vi vil derfor med maksimalt 12 måneders mellemrum kontakte dig med henblik på en ajourføring.
Kurser og seminarer
Når du deltager i et kursus eller seminar hos os (f.eks. gå-hjem møder) anvender vi dine personoplysninger til at holde kontakt med dig før, under og efter den pågældende aktivitet.
Er du ansat hos en af vores klienter og du er tilmeldt et kursus eller seminar, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe vi har et forretningsforhold med klienten eller indtil din ansættelse hos denne klient ophører.
Til brug for gennemførelsen af et kursus eller seminar behandler vi kun almindelige personoplysninger herunder oplysninger om navn, stilling, e-mail, telefon og hvor du er ansat.
Oplysningerne stammer fra dig selv eller fra din arbejdsgiver, hvis det er denne, der har tilmeldt dig kurset eller seminaret. Vi behandler dine personoplysninger baseret på Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b eller art. 6, stk.1, litra f.
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende kursus eller seminar, og at evaluere det. Et kursus kan indgå i en på forhånd beskrevet fastlagt sammenhæng med andre kurser eller netværksetablering og i disse tilfælde opbevarer vi dine personoplysninger, indtil hele forløbet eller netværksarbejdet er afsluttet og evalueret. Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi faktura-data i regnskabsåret plus 5 år som fastsat i bogføringsloven.
Markedsføring
Vi bruger personoplysninger i forbindelse med markedsføringsmæssige tiltag, herunder for at kunne målrette vores kommunikation til dig. Den målrettede kommunikation kan f.eks. inkludere udsendelse af nyhedsbreve.
Hertil behandler vi udelukkende almindelige personoplysninger herunder navn, stilling, e-mail, telefon og hvor du er ansat. Vi registrerer desuden hvilket sprog, du ønsker at modtage vores materiale på.
De personoplysninger, som vi anvender, stammer fra dig selv eller indhentes fra offentligt tilgængelige kilder. Vores behandling sker på grundlag af Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk.1, litra f.
Har du tilmeldt dig et eller flere af vores nyhedsbreve, gemmer vi dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage materiale fra os.
Brug af vores hjemmeside
Når du bruger Sustainable Laws hjemmeside, opsamles der ved brug af "cookies" ligeledes personoplysninger om din adfærd. Formålet hermed er at forbedre funktionaliteten af vores hjemmeside. Ved besøg af hjemmesiden samtykker du til vores anvendelse af cookies, medmindre du selv aktivt har fravalgt cookies på din computer.
Du kan læse mere om Sustainable Laws cookiepolitik på vores hjemmeside. Grundlaget for denne behandling af personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk.1, litra f.
Modtagere
Alle oplysninger behandles fortroligt og videregives generelt ikke til tredjeparter. Videregivelse kan dog ske til specifikke klienter, modparter, myndigheder og/eller domstole.
Oplysningerne overføres ikke til lande uden for EU/EØS, med mindre dette sker til en specifik klient, modpart, domstol eller lignende. I så fald vil sådanne overførsler ske i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens art. 49, stk. 1, litra b-e.
Sustainable Law kan dog overlade oplysningerne til eksterne leverandører, herunder databehandlere, som bistår Sustainable Law med drift af virksomheden.
Dine rettigheder
Efter Databeskyttelsesforordningen har du følgende rettigheder:
Du har ret til at anmode om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger.
Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset
Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen foretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Sustainable Law på info@sustainable.law eller telefon +45 28 99 28 99.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
Hvis du er utilfreds med den måde, at vi behandlinger dine personoplysninger på, kan du indgive klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K. Du kan finde flere informationer og kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Gældende fra den 1. marts 2021